Как правльно написать благодарственное письмо сотруднику

Нет ничего уместнее для признания заслуг члена вашего коллектива, чем благодарственное письмо сотруднику, который внес действительно значимый вклад в общее дело.

Деловой этикет, если соблюдать его неукоснительно, в большой степени способствует четкой и организованной работе и прозрачным взаимоотношениям между сотрудниками одной компании или между несколькими фирмами, поэтому большинство официальных бумаг имеют строгие образцы. Однако благодарственное письмо сотруднику создается в свободной форме, для того, чтобы отметить именно частные заслуги человека. Единственным требованием является деловой стиль документа.

Обычно текст благодарственного письма сотруднику набирают на бланке фирмы и выражают в нем признательность за те или иные предоставленные услуги, дополнительный сервис, внимательное отношение к клиентам или особые достижения на трудовом пути. Отличным поводом для вручения послания станет преддверие праздника, памятной даты или юбилея.

У этого вида официальных бумаг есть две основные функции. Во-первых, непосредственно выражение благодарности и проявление культуры делового общения, а во-вторых, можно использовать благодарственное письмо сотруднику в качестве награды, если это предусмотрено уставом организации.

Чтобы было легче составить документ, ниже приводится его примерное содержание. Несмотря на отсутствие строгого регламента, в нем обязательно должны использоваться следующие стандартные выражения на выбор: «искренне признательны», «выражаем благодарность», «позвольте поблагодарить».

Структура письма содержит определенные пункты:

1. Шапка. Речь в ней идет о личности или организации, от которой выражается благодарность. Пункт этот присутствует не всегда.
2. Обращение. Указывают либо имя сотрудника, либо наименование компании, если письмо адресовано коллективу. Перед именем и отчеством адресата используйте эпитет «уважаемый», не стоит называть его «дорогим», «почтенным» и применять другие синонимы. Слова «господин», «гражданин» в обращении тоже будут лишними.
3. Непосредственно текст, выражающий назначение письма. Для начала приведите повод, по которому составлена данная благодарность. Например: «Выражаю Вам благодарность за перевыполнение плана продаж в марте на 100%». Также перечислите личные заслуги конкретного сотрудника при выполнении им определенного задания. Обязательно отметьте, как высоко цените преданность человека делу и его трудолюбие, как надеетесь на профессиональные успехи сотрудника и в дальнейшем.

Если поводом для благодарственного письма стал юбилей подчиненного или профессиональный праздник, узнайте больше о трудовой деятельности человека и используйте данные для составления текста. Можно отметить и количество лет, которые адресат отработал в вашей компании, и должности, которые ему приходилось занимать за это время. Опишите, насколько ценят его коллеги, и за какие качества (это стоит уточнить у тех, с кем ближе всего данный сотрудник общается на работе).

1. Данные автора: фамилия, имя, подпись.

Кроме того, в правом верхнем углу бланка традиционно располагается штамп организации.

Благодарственное письмо сотруднику (образец)

__________________________________________

Директору отеля «Уют»

Воробьевой О.В.

Уважаемая Ольга Владимировна!

Ваш отель предоставил свою территорию для проведения бизнес-тренинга нашей компанией. Вами и сотрудниками Вашей гостиницы были созданы идеальные условия для комфортной работы и отдыха его участников. Выражаем Вам и работникам отеля благодарность. Надеемся на сотрудничество и в дальнейшем.

С уважением,

организатор бизнес-тренинга

Соловьев С.С.

_________________________________________

Вручая благодарственное письмо сотруднику, руководитель компании дает ему дополнительный бонус для устройства на работу в дальнейшем. Если их пути разойдутся, то шансы на хорошую должность в другой компании возрастают с количеством благодарностей от руководства на предыдущем месте.