Приказ об утверждении штатного расписания

Для оформления организационной структуры и определения численности любой организации (в государственной сфере или сфере бизнеса) используется документ на бланке Т-3. Для этого (в соответствии с Уставом или Положением) до начала следующего календарного года ответственное должностное лицо или соответствующее структурное подразделение либо службы по управлению персоналом разрабатывают, а первый руководитель подписывает приказ об утверждении штатного расписания. Приложенный к приказу документ (форма его Т-3 – унифицированная и единая для всех) содержит перечень всех структурных единиц, наименование должностей (руководители, специалисты и служащие), перечень рабочих профессий, а также количество штатных единиц. Кроме того, для каждой категории оно определяет форму оплаты труда, устанавливает вилки окладов и тарифных ставок, доплат и надбавок.

Таким образом, приказ об утверждении штатного расписания вводит в действие документ, определяющий предельную численность и величину фонда оплаты труда, на основании которого служба по управлению персоналом составляет и постоянно актуализирует закрепление сотрудников за должностями и профессиями в организации и отслеживает все увольнения и прием работников. В этом документе указывается должность или профессия каждого сотрудника, установленный для него оклад (тарифная ставка) и доплата или надбавка. Все это является основой для управления персоналом.

Приказ об утверждении штатного расписания (его проект) составляется экономистом по труду или другим лицом, на которое внутри организации возложены обязанности организации труда и мотивации сотрудников (то есть определенные функции по управлению персоналом). В зависимости от размера и специфики организации, эти обязанности возлагаются на конкретное должностное лицо. Специальным приказом или трудовым договором (в рамках должностной инструкции) устанавливается персональная ответственность. То есть в том или другом документе должно содержаться требование о том, что конкретный руководитель или специалист должен составлять проект приказа, согласовывать его и направлять на утверждение.

Так как единой унифицированной формы не существует, за образец приказа об утверждении штатного расписания может быть взят любой подходящий вариант из множества опубликованных в Сети. Приказ должен содержать распорядительную часть, при этом констатирующую часть исключают. В распорядительную часть включают приказ об утверждении документа от конкретной даты с указанием численности (в цифрах и прописью) и размера ФОТ (в цифрах и прописью).

После подготовки проекта и его согласования в установленном в организации порядке руководитель подписывает приказ об утверждении штатного расписания. Образец этого документа может быть таким:

«Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата, номер

Об утверждении штатного расписания

(далее указывают наименование предприятия)

ПРИКАЗЫВАЮ

Утвердить на 2025 год штатное расписание от 27 декабря 2024 года № 1885 со списочным составом в 910 (девятьсот десять) штатных единиц и с размером месячного фонды оплаты труда 1000100 (один миллион сто) рублей.

Руководитель организации И. О. Фамилия

Рассылка: »

Штатное расписание и расстановка относятся к документам с ограниченным доступом, поэтому приказ об утверждении штатного расписания регламентирует рассылку (как правило, она указывается на оборотной стороне документа), где перечислены подразделения и должностные лица того учреждения, куда направляется приказ и его копии, а также приложение и его копии. При этом должностному лицу, ответственному за подготовку проекта, следует помнить, что ознакомление со штатным расписанием или расстановкой любых работников допускается, если это входит в рамки их должностных обязанностей. Ответственность за выполнение этого требования несет руководитель кадровой службы организации.