Какие виды документов используются в хозяйственной деятельности?

Из поколения в поколение на протяжении человеческой истории передается информация об окружающей действительности, и формы ее представления могут быть совершенно различными: рисунок, письмо, фотография, видеозапись и даже документ.

В свою очередь, виды документов, как правило, имеющих юридическую силу, бывают тоже самые разнообразные. Они помогают принимать управленческие решения, а также регламентируют работу организации на любом этапе ее деятельности, что позволяет назвать их неотъемлемым элементом внутренней организации любого предприятия. Неудивительно, что виды документов и их классификация являются предметом научных изысканий многих ученых. От успеха в этой области зависит логичность законодательства в области стандартизации оформления различных видов бумаг и организации делопроизводства в целом, что в конечном счете позволяет предприятию работать более эффективно.

Все виды документов, которые используются в хозяйственной деятельности предприятия, можно разделить по следующим признакам: по сферам деятельности, по содержанию, степени унификации, степени конфиденциальности, оформлению и, конечно, по наименованию.

По характеру деятельности выделяют административную и управленческую отчетность. К первой группе относят все деловые бумаги, которые составляют работники предприятия и которые касаются общих вопросов руководства предприятием и организации производственной деятельности. Другие виды документов составляют служащие специальных отделов предприятия по вопросам их непосредственной деятельности. Это, например, работники бухгалтерии, отдела сбыта и любых других функциональных подразделений.

По содержанию виды документов бывают сложные и простые. Их отличие состоит в ширине охвата вопросов хозяйственной деятельности. По степени унификации, в соответствии с действующим законодательством, есть индивидуальные, примерные, типовые и унифицированные деловые бумаги. По степени конфиденциальности – секретные и с открытым доступом. Оформление документации может быть различным, однако важно различать подлинники, копии, дубликаты и выписки.

Всю совокупность вопросов хозяйственной деятельности предприятия регламентируют организационно-распорядительные документы. Виды этих документов зависят уже непосредственно от сферы, в которой «вращается» фирма. А на их юридическую силу, прежде всего, оказывает влияние грамотность составления, а также соблюдение всех требований законодательства и наличие всех необходимых реквизитов. В типовом соглашении обязательно должны быть следующие элементы:

• российский государственный герб;
• герб субъекта России, в котором находится предприятие;
• эмблема или товарный знак субъекта предпринимательской деятельности;
• ОГРН юридического лица;
• код организации по ОКПО;
• ИНН/КПН субъекта предпринимательской деятельности;
• авторство;
• код документа по ОКУД;
• справочные данные о предприятии (адрес, телефон, электронная почта, факс);
• наименование документа;
• дата и место составления бумаги;
• дата заключения соглашения;
• адресат, к которому обращено соглашение;
• регистрационный номер, который включает дату регистрации бумаги на фирме.