Как написать ответ на претензию?

В современном мире нам постоянно приходится взаимодействовать с другими людьми. Это происходит при покупке товара, заказе каких-либо услуг, выполнении собственных обязательств. Общение бывает не только между физическими, но и юридическими лицами. К сожалению, не всегда все проходит гладко, поэтому недовольная сторона, чтобы отстоять свои права, имеет право написать претензию. При получении такого знака недовольства от клиента или делового партнера предприятие обязано написать ответ.

Обычно ответ на претензию составляется в письменном виде, в свободной форме, а его стиль должен быть похож на саму жалобу. Он должен быть адресован непосредственно заявителю. При указании в претензии почтового адреса ответ высылается именно по нему. Подписывается документ получателем. Содержание текста должно четко дать понять позицию провинившейся стороны и с первых же строк указывать, согласна она с предъявленными жалобами или нет.

Если ответ на претензию содержит согласие с требованиями заявителя, то получатель должен удовлетворить притязания. В ответе должно быть указано, будут полностью удовлетворены требования или частично. Также следует изложить информацию о сроках и порядке их удовлетворения. У заявителя можно попросить и отсрочку, если выполнить все указания на данный момент не представляется возможным.

Также допустим вариант, когда получатель не согласен с требованиями заявителя. Тогда ответ на претензию должен отразить его правовую позицию. Можно привести в качестве доказательства определенные документы, например, выписки из банка об уплате задолженности. В некоторых случаях можно и вовсе не отвечать. Такое молчание будет расценено, как возражение и отказ от исполнения определенных обязательств. Но если в договоре прописан пункт, что отсутствие ответа контрагента считается согласием, то молчание будет значить, что получатель согласен с действиями, описанными в претензии.

Сложнее всего приходится магазинам. Ведь им чаще, чем кому либо еще, приходится писать ответ на претензию покупателя. Последний может высказать свое неудовольствие в «Книге жалоб», отправить письмо по электронной почте в компанию, написать претензию на специальном сайте. Как бы там ни было, но ответить на отзыв покупателя нужно в любом случае. Срок ответа на претензию обычно составляет не более 10 дней с момента ее получения.

Ответное письмо нужно очень хорошо продумать, чтобы оно успокоило и удовлетворило недовольного клиента, а не разозлило его еще больше. Никогда не стоит оправдываться, а тем более указывать, что сам покупатель по своей невнимательности или нерасторопности виноват в случившемся. Нужно помнить, что это человек, который платит компании свои деньги, а значит он прав во всем. Даже один негативный отзыв, оставленный рассерженным клиентом, может насторожить не один десяток потенциальных покупателей.

Ответ на претензию должен быть составлен в вежливой и корректной форме. Если жалоба справедлива, то сразу нужно извиниться перед заявителем, поблагодарить его за предоставленную информацию, постараться решить его требования. Также стоит проинформировать покупателя о предпринятых мерах, которые позволят избежать в дальнейшем неприятных моментов.