Для чего нужна копия трудовой книжки?

Каждый человек хотя бы один раз в жизни заводит трудовую книжку. Основное предназначение этого документа – фиксировать трудовой стаж работника на протяжении всей жизни. Его можно считать задокументированной памяткой профессиональной деятельности человека. Трудовая хранит в себе много интересной информации о работнике, поэтому при устройстве на новом месте работодатель среди прочих документов в первую очередь требует предоставить именно трудовую книжку. Она является подтверждением полученного ранее образования и профессиональных навыков. Учитывая все перечисленные характеристики, можно сделать вывод, что эта, казалось бы, простенькая книжечка, после паспорта считается самым главным документом для человека.

При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку руководству предприятия. Она хранится в отделе кадров все время вплоть до увольнения работника. В соответствии с требованиями кадрового делопроизводства, приказом по предприятию назначается сотрудник, ответственный за учет, ведение и хранение трудовых книжек всех работников организации.

Иногда у человека возникает потребность по каким-либо причинам предоставить трудовую книжку для подтверждения занятости в ту или иную организацию. По утвержденным правилам ответственный работник предприятия не имеет права до момента увольнения отдать работнику на руки этот документ. Есть только один выход из такого положения. Работнику может быть выдана копия трудовой книжки, которая вполне заменяет оригинал и может быть оставлена по месту требования. Для того чтобы получить ее, работник обязан написать заявление в произвольной форме с просьбой выдать ему копию. Причем в заявлении обязательно нужно указать причину, по которой именно понадобилась копия трудовой книжки. Например, человек хочет оформиться в другом предприятии на работу по совместительству, но трудовая книжка любого работника должна обязательно храниться по основному месту его работы, поэтому вместо оригинала ему в течение трех дней должна быть выдана копия трудовой книжки. Делается это довольно просто. На обычных листах формата А4 ксерокопируются все заполненные страницы оригинала, касающиеся сведений о работе, включая титульный лист. Страницы скрепляются вместе и прошиваются. На последней странице делается дополнительная запись в сведениях о работе следующего содержания: «Работает по настоящее время». Записи присваивается очередной номер, указывается дата выдачи копии трудовой книжки, а ниже ставится подпись ответственного работника с расшифровкой должности и фамилии. Копия трудовой книжки почти готова. Но это еще не все.

Каждая страничка копии обязательно должна быть заверена. Для этого делается надпись «Копия верна». Под ней ставится подпись работника, заверившего копию с расшифровкой должности и фамилии. Это необязательно должен быть руководитель предприятия. Заверить может начальник отдела кадров или специалист, ведущий персонифицированный учет. На готовую надпись непременно нужно поставить круглую печать компании-работодателя. Все прошитые страницы нумеруются, а на последней из них делается надпись «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью «столько-то» страниц». Эта заверенная копия трудовой книжки полностью подтверждает оригинал и может быть предоставлена по требованию в любую организацию. Подобный документ часто запрашивают банки при оформлении кредитов для подтверждения платежеспособности клиента, но эта причина не единственная.

В последнее время люди стали чаще ездить за границу. Повод бывает самый разный: приглашение в гости, командировка, отдых и так далее. Для выезда за пределы страны гражданин обязательно должен оформить заграничный паспорт. В некоторых странах это не нужно, но у нас пока требуется. Для оформления загранпаспорта в Федеральную миграционную службу необходимо предоставить целый пакет документов, среди которых обязательно должна быть информация о месте работы. Сейчас при оформлении паспорта нового поколения все работающие граждане заполняют заявление определенной формы на выдачу заграничного паспорта, в одном из пунктов которого прописывается вся их трудовая деятельность за последние десять лет. Заявление это заверяется обязательно по месту работы печатью в отделе кадров. Печать действует в течение одного месяца. Неработающие граждане выполняют ту же процедуру, а вместо заверения данных специалистом отдела кадров предоставляют оригинал трудовой книжки. По новым правилам копия трудовой книжки для загранпаспорта совсем не требуется. Это добавляет работы самому гражданину, зато сокращает объем работы кадровой службе предприятия и упорядочивает документооборот службы миграции.