Как составляется протокол собрания трудового коллектива

Делопроизводство на любом предприятии (организации) предусматривает создание, правильное оформление и учет необходимых документов. Эту функцию обычно вменяют в обязанности секретарю или одному из работников кадровой службы. Среди прочих бумаг протокол считается одним из наиболее важных организационно-распорядительных документов. Как и для чего он составляется? Отвечать на эти вопросы надо постепенно.

Организация собрания и составление протокола

Практически протокол (собрания, совещания, заседания, конференции, семинара) – это документ, в котором отражена последовательность обсуждения рассматриваемых вопросов, зафиксированы принятые решения и определены сроки их исполнения. Протокол собрания трудового коллектива обычно ведет секретарь собрания. Он же потом оформляет его соответствующим образом и передает на подпись председателю. Механизм всей процедуры организации и проведения собрания достаточно прост. Для начала необходимо провести подготовительную работу. Этим занимается секретарь. Он должен:

1. Согласовать с руководством повестку дня. На обсуждение обычно выносится несколько вопросов. Секретарь определяет последовательность их обсуждения с учетом утвержденного регламента. Затем с повесткой дня необходимо ознакомить всех участников собрания и приглашенных лиц.
2. Подготовить регистрационный лист. Этот документ секретарь составляет для того, чтобы впоследствии внести в протокол количество участников.
3. Распространить среди участников тезисы выступлений и справочную литературу (графики, таблицы, экономические расчеты). Секретарь должен растиражировать имеющиеся документы и раздать их всем присутствующим.
4. Вести подробную запись хода собрания.
5. Соответствующим образом оформить по окончании заседания протокол собрания трудового коллектива и передать его на ознакомление и утверждение председателю (руководителю предприятия).

Подобный документ составляется в соответствии с определенным ГОСТом. Протокол собрания трудового коллектива, как и любой другой состоит из нескольких частей:

1. Заголовочная. Она содержит:

• название организации (ОАО «Химпласт»);
• вид (наименование) документа («Протокол»);
• дату и номер;
• место проведения собрания (составления протокола);
• заголовок («Собрания трудового коллектива»).

2. Вводная. Здесь указывается: Ф. И. О. председателя собрания, его секретаря, а также присутствующих и приглашенных лиц. Например:

Председатель – Михайлов С. М.

Секретарь – Иванов И. И.

Присутствовали: Сидоров А. Р., Кошкин С. Т.

Приглашенные: директор ООО «Русь» Петров Н. К., коммерческий директор компании «Колор» Семенов Т. Д.

Если количество работников, присутствующих в зале, свыше 15 человек, то записывается только их общее число на основании листа регистрации.

3. Основная. В ней обязательно присутствуют 3 составляющие:

• кого «Слушали»;
• на собрании «Выступили»;
• что в итоге «Постановили» («Решили»).

4. Оформление. Заканчивается протокол собрания трудового коллектива подписями председателя и секретаря с указанием Ф. И. О. и должности.

На обработку всех записей обычно уходит некоторое время, но не более 5 дней. После подписания протокол собрания трудового коллектива принимает полную юридическую силу. Затем его надо довести до сведения всех членов коллектива. Для этого делают его копию и передают работникам вместе с листом ознакомления.

Разные варианты

Составляя протокол собрания трудового коллектива, образец секретарь выбирает самостоятельно. Если в повестке дня стоят вопросы о создании различных комиссий и утверждении их состава, то правильнее будет основную часть немного видоизменить. Более логичный и понятный вариант будет состоять из следующих частей:

• «предложили избрать»;
• «проголосовали: за__, против__, воздержались__»;
• «принято решение».

В таком виде суть проходивших выборов и порядок обсуждения кандидатур будет более наглядным. Остальные составляющие документа можно оставить без изменений.

В узком кругу

Можно рассмотреть пример протокола собрания трудового коллектива, на котором присутствуют исключительно работники предприятия. В этом случае нет необходимости указывать «приглашенных» лиц, и этот пункт просто упраздняется. А если на таком собрании рассматривается только один вопрос, то документ выполняется в упрощенном варианте. Для ознакомления нет необходимости раздавать копии всем присутствующим. В этом случае задачу можно упростить. Секретарь может сделать выписку из протокола и вывесить ее на доску объявлений. Там с результатами собрания могут ознакомиться все желающие члены коллектива, включая тех, кто не смог присутствовать на нем лично. Такая бумага будет полной копией исходного документа за исключением подписи председателя. Вместо нее будет стоять заверительная надпись, сделанная секретарем.