Какой должна быть политика в отношении обработки персональных данных согласно закону?

С 1.07.2017 г. вступили в действие изменения в КоАП и ФЗ № 152. В соответствии с ними, всем организациям, учреждениям, предприятиям необходимо разработать и утвердить особый документ – Политику в отношении обработки персональных данных.

Актуальность вопроса

Новые требования законодательства направлены на защиту граждан от несанкционированного доступа и незаконного использования их личных сведений. Особое внимание законодатель уделил социально значимым объектам: ДОУ, школам.

Политика в отношении обработки персональных данных позволяет обеспечить реализацию принципов законности, конфиденциальности и безопасности информации.

Законодательством предусмотрены периодические проверки субъектов на предмет соответствия фактического уровня защиты установленным требованиям. Мониторинг осуществляют территориальные подразделения Роскомнадзора.

Политика в отношении обработки персональных данных – это документ, состоящий из нескольких разделов. В них приводятся сведения о субъекте, осуществляющем сбор и обработку данных, и о третьих лицах, участвующих в этом процессе, меры по защите информации, ссылки на нормативные документы, права носителей персональных сведений. Далее будет описан типовой образец Политики в отношении обработки персональных данных.

Титульная страница

Справа вверху должен присутствовать гриф утверждения. В нем присутствуют: наименование должности, Ф. И. О. руководителя и его подпись, а также печать организации.

По центру, с небольшим отступом от грифа указывается наименование документа. Например, оно может быть таким:

"Политика ООО "__" в отношении обработки персональных данных и сведениях о реализуемых мерах по их защите".

Как правило, с титульного листа начинается текст документа.

В Общих положениях Политики в отношении обработки персональных данных приводится информация о самом документе. Ключевые его задачи состоят в:

1. Раскрытии основных категорий персональных сведений, целей, способов, принципов их обработки, обязанностей и прав предприятия в процессе использования данных.
2. Обеспечении защиты конфиденциальности персональной информации.

Образец Политики в отношении обработки персональных данных содержит также указание на общедоступность документа.

Сведения об организации

В качестве субъекта, осуществляющего сбор и обработку личных сведений, может выступать любое предприятие, организация, в том числе оказывающая услуги оператора. Политика в отношении обработки персональных данных содержит информацию о:

1. Наименовании субъекта. Оно приводится в полной и сокращенной форме.
2. ИНН.
3. Фактическом адресе.
4. Телефоне, факсе.

В Политику оператора в отношении обработки персональных данных включаются также сведения о номере, дате и основании их внесения в единый реестр.

Нормативные основания

В этом разделе Политики организации в отношении обработки персональных данных приводятся указания на правовые документы, которыми руководствуется компания при работе с личными сведениями. К основным нормативным актам относят:

• Конституцию РФ.
• ТК РФ.
• ГК РФ.
• ФЗ № 160.
• ФЗ № 152.
• ФЗ № 210.
• ФЗ № 326.
• ФЗ № 149.

В целях реализации Политики в отношении обработки персональных данных компания принимает ряд локальных актов. В их числе Перечни:

• Личных сведений, подвергающихся обработке.
• Информационных систем, используемых при работе с информацией.
• Сотрудников, имеющих допуск к персональным данным.

Кроме того, утверждаются:

• Правила обработки информации.
• Акты классификации информсистем.
• Модели возможных угроз безопасности личных данных в ходе их обработки.

Цели работы с информацией

В Политике в отношении обработки персональных данных должен присутствовать закрытый перечень задач, реализуемых организацией. Обработка сведений должна осуществляться для:

1. Обеспечения реализации госполитики по соцподдержке и социальному обслуживанию граждан, в том числе относящихся к категории особо нуждающихся. В их числе: малоимущие, пенсионеры, инвалиды любой группы, многодетные семьи, несовершеннолетние и пр.
2. Оформления трудовых договоров, гражданско-правовых соглашений, контрактов с контрагентами и исполнения их условий.
3. Организации пропускного режима.

Категории сведений

Политика в отношении обработки персональных данных предусматривает работы с личными сведениями:

• сотрудников;
• получателей услуг, их родственников, представителей.

Источниками этой информации являются сами ее носители.

Принципы работы со сведениями

Согласно Политике в отношении обработки персональных данных, субъект, работающий с информацией, обязан соблюдать положения 5 статьи ФЗ № 152.

Если организация не работает с биометрическими данными, в Политике должно быть это указано. Биометрические сведения характеризуют биологические и физиологические особенности человека, по которым устанавливается его личность.

К другим основополагающим принципам работы с личной информацией следует отнести:

1. Неиспользование специальных категорий сведений, относящихся к национальной/расовой принадлежности, религиозным, политическим взглядам, философским убеждениям, интимной жизни, состоянию здоровья.
2. Исключение трансграничной передачи информации (в другое государство, иностранному гражданину или юрлицу).
3. Передача сведений сторонним лицам осуществляется исключительно с согласия носителя на основании соглашения.
4. Формирование общедоступных источников личных данных (справочников, адресных книг), сообщаемых гражданином. Информация, в соответствии с Политикой конфиденциальности в отношении обработки персональных данных, включается в них только с его согласия.

Третьи лица, задействованные в работе с личными данными

Для реализации требований законодательства, достижения целей работы с персональной информацией, в интересах и по согласию носителей сведения передаются:

• ФНС.
• ПФР.
• Субъектам системы электронного межведомственного взаимодействия.
• Отделениям негосударственных пенсионных фондов.

Меры безопасности

Этот раздел Политики в отношении обработки персональных данных считается одним из самых значимых.

Субъект, работающий с личной информацией граждан, обязан предпринять все юридические, технические и организационные меры по предотвращению случайного или противоправного доступа, изменения, уничтожения, копирования, блокирования, распространения и совершения иных противозаконных действий с ней.

В организации должны быть назначены служащие, ответственные за организацию работы с информацией.

В обязательном порядке предусматривается внутренний контроль/аудит соответствия обработки сведений требованиям ФЗ № 152, а также нормативным документам, принятым на его основании, в том числе локальным актам. Все сотрудники, работающие с личной информацией граждан, должны быть ознакомлены с их положениями.

До ввода в эксплуатацию информсистемы должна быть проведена оценка эффективности мер, предпринимаемых для обеспечения защиты сведений.

Факты несанкционированного доступа к персональным данным должны выявляться оперативно. При их обнаружении организация обязана принимать меры по восстановлению измененных либо уничтоженных сведений. Доступ к персональным данным должен осуществляться по установленным в законодательстве и других, в том числе локальных актах. В организации должны обеспечиваться регистрация и учет действий, совершаемых с личной информацией граждан. Обязательным требованием законодательства является установление контроля за мерами, предпринимаемыми для защиты данных и информсистем.

В должностных регламентах определяются обязанности сотрудников, работающих с личной информацией.

Права носителей персональных данных

Граждане вправе получать сведения о процессе обработки их личной информации. Носитель данных может потребовать их уточнения, уничтожения либо блокирования, если они:

• устарели;
• являются неполными/неточными;
• получены противоправным способом;
• не являются необходимыми для заявленных целей обработки.

Носитель информации вправе принимать меры для защиты своих интересов в рамках действующего законодательства.

Ограничение прав

Оно допускается исключительно в случаях, предусмотренных законом. Права граждан на доступ к их персональным данным ограничивается, если:

• Обработка информации, включая ту, что получена при оперативно-розыскной, разведывательной или контрразведывательной деятельности, осуществляется для обеспечения безопасности, обороноспособности государства и охраны порядка.
• С личными сведениями работают органы, производившие задержание лиц, подозреваемых/обвиняемых в преступлениях, применившие к субъектам меры пресечения. Исключение составляют случаи, закрепленные УПК.
• Обработка данных направлена на противодействие отмывания (легализации) доходов, полученных незаконным путем, а также на пресечение финансирования терроризма.
• Работа с информацией осуществляется для обеспечения безопасного функционирования транспортной инфраструктуры, защиты прав и интересов личности, государства и общества в транспортной сфере.

Важные моменты

В Политике об обработке персональной информации должны закрепляться меры, которые может предпринимать гражданин для защиты своих прав. В частности, субъект может обратиться непосредственно к лицам, работающим с его личными данными. Организация должна рассматривать любые жалобы и обращения, тщательно изучать их. При необходимости проводится внутреннее расследование нарушений. Организация обязана предпринять все меры для незамедлительного устранения выявленных нарушений, наказания виновных и урегулирования конфликтов в досудебном порядке.

Носитель персональных сведений может оспорить действия/бездействия организации, ее сотрудников посредством обращения в орган, уполномоченный на реализацию функций по защите прав субъектов персональной информации. Он также может потребовать компенсации морального либо материального вреда в судебном порядке.

Контактные сведения

В Политике должна присутствовать информация о лицах, ответственных за организацию работы с персональными сведениями. Им может являться руководитель отдела по приему граждан, организационно-технической работы и социального сопровождения. Должны указываться его Ф. И. О., должность, номер телефона. По усмотрению руководства организации в контактных данных может присутствовать адрес эл. почты.

Кроме того, в этом разделе Политики должны указываться сведения о контролирующем органе:

1. Почтовый адрес.
2. Наименование.
3. Официальный сайт.
4. Адрес эл. почты.
5. Номера телефонов.

Заключительные положения

В этом разделе приводится информация о разработчиках Политики и лице, контролирующем ее исполнение в организации. В качестве первых выступает, как правило, юридический отдел компании. Контроль исполнения положений возлагается на руководителя организации или его заместителя. Ф. И. О. и должность ответственного лица должна обязательно указываться в документе.

Приказ об утверждении

Разработанный проект Политики передается руководителю для согласования. Утверждение документа осуществляется по приказу директора. Этот акт составляется по типовому образцу, принятому в соответствии с номенклатурой дел, на основании Инструкции по делопроизводству.

В Приказе присутствуют следующие сведения:

1. Наименование организации.
2. Название документа.
3. Дата составления, номер.
4. Преамбула.
5. Текст.
6. Дата вступления в силу.
7. Ф. И. О. руководителя предприятия, подпись.
8. Подписи лиц, ознакомленных с приказом.

Преамбула, как правило, обычно выглядит следующим образом:

"В соответствии с п. 2 ст. 18.1 ФЗ № 152 "О персональных данных", Постановлением правительства № 211 от 21.03.2012 г., принятыми на их основании нормативными актами, приказываю…"

Содержание текста может быть таким:

"Утвердить Политику "___" в отношении обработки персональных данных".

Операторы должны размещать утвержденный документ на официальном сайте региона в разделе "Реестр поставщиков соц. услуг". В этой связи в приказе указывается следующее:

"Начальнику отдела по работе с гражданами (Ф. И. О.) в течение 10 дней с даты утверждения опубликовать Политику на официальном сайте (наименование региона) в разделе "Реестр поставщиков социальных услуг".

Дополнительно

Если в организации ранее была утверждена Политика, ее следует пересмотреть и при необходимости внести изменения. Откорректированный документ следует утвердить заново. При этом приказ, на основании которого была принята действовавшая до изменений Политика, нужно отменить. Для этого издается распоряжение. В нем можно одновременно отменить ранее действовавший приказ и утвердить откорректированную политику.

Заключение

В последнее время вопросу обеспечения защиты персональных сведений уделяется повышенное внимание. Это связано со стремительным развитием компьютерных технологий, появлением новых возможностей для недобросовестных пользователей. Каждая организация, работающая с персональными данными, должна гарантировать их носителям безопасность. Положения Политики должны быть доведены до сведения всех работников. Требования, предусмотренные документом, являются обязательными для исполнения всеми подразделениями компаний, учреждений, предприятий и других лиц, участвующими в работе с личной информацией граждан. Нарушение предписаний влечет ответственность в соответствии с нормами действующего законодательства.