Классификация документов: основные критерии

Чтобы легко было разбираться в большом количестве документов, разработаны специальные правила их составления и оформления, различные классификации, а также соответствующие формы и методы работы с ними.

Стоит отметить, что классификация документов чрезвычайно важна, поскольку она помогает выделить их конкретные признаки и дает возможность использовать их наиболее рационально. Она является одной из самых древних и до конца незавершенных проблем, разработка которой началась только с конца 1960-х годов. Большинство подходов распределения документации на отдельные группы ранее касалось только специфических признаков относительно сферы деятельности или отдельной науки. И лишь недавно была создана многоаспектная классификация документов, в основе которой лежат информационные и материальные составляющие.

Все документы можно разделить по следующим критериям:

1. Обстоятельства их функционирования в пространстве и времени. Во внимание принимают регулярность выхода в свет (периодические и непериодические), время появления (подлинник, оригинал, копия, дубликат), место выпуска (региональные, национальные или зарубежные);

2. Информационная составляющая.

• обращают внимание на содержание и уровень обобщения информации (первичная и вторичная документация);

• классификация документов включает мерность записанной информации относительно размера (формата) и количества страниц (объема);

• разделение по тому, как воспринимается информация (могут документы читаться человеком или требуют специального технического оборудования);

• эта классификация документов также включает характер знаковых средств, с помощью которых фиксируется информация (текстовые и нетекстовые формы);

• по способу записи данных различают рукописные, печатные, механические, магнитные, фотографические, оптические, лазерные, а также электронные документы.

3. Материальная составляющая, которая включает определенные критерии (например, материал носителя информации, а также его форма и конструкция).

Стоит отметить, что распределение документации на отдельные группы по содержанию и форме позволяет более эффективно организовывать работу с ней.

Следует упомянуть, что на сегодняшний день существует также соответствующая классификация документов бухгалтерского учета, которая принимает во внимание их содержание, место и порядок составления, назначение, а также способ использования.

Данная классификация бухгалтерских документов включает следующее подразделение на виды:

• в зависимости от назначения - распорядительные и исполнительные, бухгалтерского оформления или комбинированные;

• по порядку составления - первичные и сводные;

• внутренние и внешние документы;

• по способу использования - одноразовые и накопительные;

• в зависимости от содержания - денежные, расчетные и материальные.

Надо сказать, что такая классификация включает много критериев и является чрезвычайно широкой, поэтому каждый документ относится к разным группам одновременно, но при этом может характеризоваться определенными особенностями и использоваться только в соответствующей области.