Первичные документы, их особенности

Первичные документы - это бумаги, которые являются основой для записи в реестре бухгалтерской отчетности, письменной заверкой хозяйственной операции. Они принимаются к учету, если их форма соответствует унификации первичной отчетной документации в соответствии с положениями, утвержденными соответствующим приказом Минфина России.

Стоит отметить, что в определенных случаях типовые бланки могут изменяться и включать дополнительные графы или сроки, но при этом все обязательные реквизиты должны сохранятся. Оформление первичных документов проводят в соответствии с приказом (распоряжением), а также с учетом всех внесенных изменений.

Подобная документация имеет зоны кодирования данных. Их заполняют в соответствии с общероссийскими классификаторами. Они также предназначены для обобщения или систематизации данных при проведении обработки с помощью вычислительной техники. Коды при этом проставляются согласно системе кодирования, принятой в той или иной организации.

Надо сказать, что бланки документов, которые касаются кассовых операций, не меняются, они соответствуют унифицированной форме первичной учетной документации.

Следует сказать, что к учету могут приниматься формы, которые разрабатываются самостоятельно малыми предприятиями. Они содержат все обязательные реквизиты, которые предусматриваются законом «О бухгалтерском учете». Надо отметить, что разрабатываться может только та документация, которой нет в альбомах унифицированных форм.

Первичные документы содержат такие обязательные реквизиты:

• название и дата их составления;

• содержание хозяйственных операций;

• обязательно указывается должность лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их составления;

• личные подписи данных лиц;

• название организации, от имени которой эти документы были составлены.

Стоит отметить, что первичные документы могут подписывать только лица, которые были утверждены руководителем организации с согласия главного бухгалтера. Своевременное и качественное оформление подобной документации, ее передача в бухгалтерию, а также достоверность данных, которые в ней содержатся, под контролем у лиц, которые поставили свои подписи.

Документы, касающиеся оформления хозяйственных операций с деньгами, подписываются руководителем или главным бухгалтером организации.

Первичные документы подразделяют на несколько групп:

• организационно-распорядительные;

• бухгалтерского оформления;

• оправдательные.

Организационно-распорядительные - это приказ, распоряжение, доверенность. Они дают разрешение осуществлять соответствующие хозяйственные операции.

Оправдательная документация - это накладные, акты приема, приходные ордера и т.д. Они отражают сам факт проведения соответствующих операций. Вся информация, которая в них содержится, должна заноситься в учетный регистр.

Надо сказать, что утверждается специальный график документооборота. При этом первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, проверяются по следующим критериям:

• полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов;

• подсчет сумм;

• проверка по содержанию.

В дальнейшем информацию из первичных документов заносят в учетные регистры в хронологическом порядке.