Информационно-справочные документы в делопроизводстве предприятий. Их назначение и функции

Информационно-справочные документы являются важнейшей составляющей современного делопроизводства. Именно ими чаще всего пополняется корреспонденция учреждений и предприятий любой формы собственности.

Значение и особенности

Информационно-справочные документы прежде всего играют вспомогательную посредническую роль по отношению к другим бумагам кадровой политики. Они не являются обязательными и не содержат поручений, а всего лишь дают информацию о фактическом состоянии дел на предприятии, сообщают сведения, которые служат основанием для принятия решений и составления распорядительных приказов. Информационно-справочные документы имеют отличительную особенность, которая заключается в их направленности по системе управления снизу вверх, т.е. от рядового специалиста к руководителю отдела, от руководителя к заместителю директора или напрямую к генеральному директору. Но бывают и исключения, например, переписка (служебное письмо, телеграмма, электронное сообщение и т.п.) служит для развития коммуникаций между сотрудниками с равными должностными обязанностями.

Классификация по видам

Справочно-информационные документы имеют много разновидностей, к ним относятся: справки и докладные, сводки, акты и обзоры, объяснительные записки и письма, телеграммы и телефонограммы. Их адресат может быть как внутренним, так и внешним. Итак:

• справочная документация подразумевает бумаги, обладающие индивидуальным характером, которые выдаются по разовому запросу и касаются только одного работника;

• отчетно-справочная определяется конкретной периодичностью предоставления адресату и наличием определенных типовых форм, периодичность может быть квартальная, годовая, еженедельная;

• аналитическая выдается как по индивидуальным (разовым), так и по периодическим (регулярным) запросам, имеет сводный характер, служит для сбора обобщающей информации.

Унификация документов

Состав, структура и порядок оформления информационного делопроизводства определяется на каждом предприятии индивидуально в нормативных актах кадровой политики. Но при этом является обязательным приведение всех документов к определенному единообразию по составу и форме. Унификация документов – это установление оптимального единообразия формата, набора и фиксации реквизитов. Унифицированными являются деловые бумаги, созданные по единым стандартам и правилам, содержащие всю необходимую информацию для принятия решений. Информационно-справочные документы не являются исключением и также подлежат стандартизации. Проведение унификации необходимо в целях упрощения и повышения качества работы с документами, рационализации процесса их поиска, подготовки и исполнения, типизации форм, снижения трудоемкости обработки и выработки прогрессивных методов, а также для сокращения используемого перечня. Руководство по организации и контролю над унификацией закреплено за головной организацией по координации и ведению УСД и ОКТЭИ.