Этапы делового общения

Анализируя практику деловых отношений можно увидеть, что при решении проблем посредством межличностных контактов, многое определяется организацией процесса делового общения, и напрямую зависит от умения партнеров (собеседников) налаживать контакт. Деловое общение, как правило, является благоприятной, не редко единственной возможностью уверить собеседника в актуальности вашей позиции для того, чтобы он поддержал ее. Поэтому, одна из главной задач деловой беседы - это убеждение партнера принять определенные предложения.

Для того, чтобы встреча была результативной тематика общения и основные концепции выстраивают в виде списка актуальных вопросов, при этом при встреча должна плавно протекать сквозь все необходимые этапы деловых переговоров. Перечислим этапы делового общения:

• подготовка к деловому общению;

• определение территории и времени встречи;

• установление контакта;

• обсуждение проблемы, вопроса и обмен информацией;

• аргументирование;

• контраргументирование;

• поиск компромиссного или оптимального варианта;

• принятие решения;

• фиксирование договоренностей;

• выход из контакта;

• анализирование результатов встречи.

Мало только знать то, какие этапы делового общения должны быть. Поэтому разберем, что именно включают в себя этапы проведения деловой беседы. Подготовка – это довольно ответственное дело, включающее в себя составление плана, основанного на конкретных задачах беседы, поиск оптимальных путей их решения, анализ предполагаемых возможностей, прогнозирование результата общения, сбор информации о собеседнике, определение веских аргументов, выбор оптимальной тактики и стратегии общения. Ориентация по месту и времени осуществляется по-разному и зависит от установок – позиций собеседников: «сверху», «снизу», «на равных». Вступление в контакт, встреча собеседников служит началом беседы. Первые произнесенные фразы нередко оказывает воздействие на нежелание или желание продолжать разговор, выслушать партнера по общению. На этом этапе используют четыре основных метода:  снятия напряжения,  зацепки,  стимулирования воображения, прямого подхода. Обсуждение проблемы посредством передачи информации зависит от характера поставленной цели.

1. цель – проблема,

2. цель - задание, задача,

3. цель – манипулирование,

4. цель – перекладывание ответственности.

Аргументация переплетается с передачей информации, формируя предварительное мнение. Нейтрализация или контраргументирование замечаний собеседника. Здесь могут быть полезны следующие советы: выслушивайте оппонента, не торопитесь отвечать, задавайте уточняющие вопросы, чтобы понять суть возражения,  вникайте в суть возражения, возможно, оно вызвано неполностью раскрытой информацией,  используйте открытые вопросы. Не показывайте своей неуверенности на этапе принятия решения. Сохраняйте спокойствие и способность, опираясь на сильные аргументы. Резюмируйте итоги встречи, определитесь с точными сроками намеченных действий и способе последующих взаимоотношений. Поблагодарите собеседника. Выходят из контакта сначала невербально, и затем речевым прощанием. Самоанализ позволяет проанализировать ошибки, допущенные в процессе переговоров и накопить опыт.

При этом названные выше этапы делового общения не единственный способ деления такого процесса. Используют также деление, включающее в себя следующие этапы деловых переговоров: направленность на конкретного партнера, отражение конкретного партнера, взаимное информирование и взаимное отключение. В процессе делового общения схема, включающая в себя этапы проведения деловой беседы, может быть как краткой, свернутой, так и подробной, полной. Именно сознательное определение необходимых этапов, а также их регуляция обеспечивают эффективность общения.

Получив такую информацию можно и нужно проработать все этапы делового общения наедине с собой, без оппонента. Представьтесь сами себе, изложите суть вопроса, отработайте аргументацию. Все это поможет набраться практического опыта перед серьезным испытанием – деловыми переговорами.