Отдел закупок: его структура и предназначение

Многие предприятия и организации в процессе своей деятельности приходят к выводу о необходимости создания особого структурного подразделения, называемого отдел закупок. Его главной задачей является поиск и сотрудничество с поставщиками качественных материалов и сырья, а также набор грамотных специалистов, способных организовать эффективную работу в отделе. При правильном подходе новое подразделение, конечно, потребует дополнительных затрат и времени, и финансовых ресурсов, но в будущем принесет гораздо больше выгоды, так как будет способствовать максимизации прибыли.

Наиболее важным моментом считается сам процесс формирования нового подразделения, так как необходимо четко установить цели и задачи, которые он должен выполнять, а также наметить определенный круг обязанностей и должностных требований. Не менее сложным вопросом является подбор персонала. Отдел закупок должен находиться под руководством умного, коммуникабельного человека, который способен не только в кратчайшие сроки принимать решения, но и индивидуально находить подход к каждому контрагенту. В обязанности руководителя также входит создание должностной инструкции, обязательной для соблюдения всеми сотрудниками фирмы. Данный документ должен содержать права и обязанности персонала, меру ответственности за допущение нарушений или отклонение от рабочего графика. Каждый пункт должен содержать четкую информацию, доступную для понимания всеми сотрудниками.

Специалисты подразделения разрабатывают перечень продукции, необходимой для регулярного пополнения запасов компании, затем приступают к поиску контрагентов. При их выборе необходимо основываться на целях, которые преследует отдел. Например, если задачей предприятия является снижение себестоимости готового товара за счет уменьшения цены закупочных материалов, тогда специалисты занимаются поиском сырья приемлемого качества, но по заниженной цене. Работа с поставщиками считается одним из самых важных моментов, ведь при грамотном проведении переговоров специалист может добиться существенной скидки на товар, тогда не придется жертвовать качественными характеристиками. Из вышесказанного видно, что данный отдел реально способствует снижению издержек без ущерба для самой фирмы.

Когда создается отдел закупок, руководитель должен разделить этот процесс на несколько отдельных этапов или ступеней, на каждой из которых стоит конкретная задача и мотивация к действию. В общем виде можно представить четыре этапа:

1. Составляются должностные инструкции, утверждается список сотрудников, подходящих по предъявленным критериям. Инструкция должна быть составлена настолько грамотно, чтобы у специалиста не осталось ни одного вопроса по поводу того, чем занимается компания и ее конкретный отдел, и в чем заключаются его обязанности. Проще говоря, на первом этапе осуществляется структурирование отдела, то есть распределение функциональных требований по каждому работнику. Структура отдела должна быть построена на рациональном отнесении задач. В лучшем случае следует распределять всех поставщиков так, чтобы на одного сотрудника приходилось не больше пяти фирм-контрагентов.
2. Планируется система развития персонала, например, составляется смета на проведение в дальнейшем семинаров или отправку особо успевающих коллег на курсы повышения квалификации.
3. Разрабатывается система оплаты труда работников, включая тарифную сетку и бонусную схему, позволяющую награждать отдельных лиц за успехи в работе. Различные бонусы и премии являются сильной мотивацией для совершенствования собственных способностей, а для предприятия это служит инструментом повышения эффективности работы.
4. В качестве заключительного этапа следует выделить организацию системы контролинга. Отдел закупок относится к подразделениям, в которых оборачиваются немалые денежные ресурсы. Их целевое использование должно в обязательном порядке контролироваться и регулироваться.