Служебное задание в командировке

Организация командирует своих сотрудников, выдавая каждому определенное служебное задание. Оно может быть индивидуальным, а также групповым. Все определяется конкретными задачами, стоящими перед откомандированными сотрудниками.

В организации, отправляющей работников в командировку, издается приказ или распоряжение, в котором указывается цель командировки, населенный пункт, в который отправляется сотрудник, сроки и перечень направляемых лиц. Командируемым работникам обязательно выдаются командировочные удостоверения со служебным заданием. Это обязательные документы, подтверждающие обоснованность убытия к месту выполнения работ вне пределов организации. В командировочном удостоверении ставится отметка об убытии. По прибытии на место сотрудники в командировочном удостоверении обязаны получить отметку о прибытии, а по окончании – об убытии. Вернувшись в свою организацию, обязательно нужно поставить отметку о возвращении из командировки.

Индивидуальное служебное задание получают специалисты, отбывающие в другую местность для решения определенных вопросов. Например, работники службы снабжения направляются на объекты, с которыми у их предприятия имеются коммерческие отношения по поставкам конкретных материалов, комплектующих узлов и агрегатов. Иногда телефонной связи недостаточно, чтобы обговорить условия поставки или какие-либо особенности поставляемой продукции: согласование технических заданий, определение параметров, выбор оптимальных характеристик.

Служебное задание получают и работники отделов маркетинга, а также инженерно-технических служб. Например, участие в выставках требует присутствия не только менеджеров по продажам, которые могут представить свою продукцию и определиться с ценой. Могут пригодиться также конструкторы, технологи и производственники, которые уточняют у потенциальных потребителей особые требования и пожелания. В подобных командировках специалисты обмениваются опытом, намечают перспективы развития своих производств.

Некоторые организации направляют целые группы людей на те или иные объекты, выдавая им служебное задание, пример выполнения которого выдается в виде инструкций или маршрутных листов. Для того чтобы командируемая группа четко выполняла служебное задание, обязательно приказом назначается руководитель группы, ответственный за его выполнение. Особенно часто необходимость в подобных командировках возникает в случае внедрения оборудования или целых комплексов на предприятии заказчика. Чтобы команда на новом месте могла работать эффективнее, прорабатываются вопросы временного проживания: бронирование гостиниц или квартир. Уточняются места, где сотрудники будут питаться, а также условия доставки сотрудников к месту выполнения работ. Билеты на транспорт туда и обратно оплачивает предприятие, направившее своих работников. В таких случаях сроки имеют строгое ограничение. Выплачиваются также суточные. Заработная плата сохраняется на весь период отсутствия сотрудников.

При отправке специалистов составляются документы для командировки, которые включают командировочные удостоверения, а также перечень заданий. В зависимости от особенностей и типа задач, командируемые специалисты комплектуют необходимые инструменты и приборы. Служебное задание является в этом случае основным критерием для подбора необходимых принадлежностей.

По итогам выполнения работ в командировке сотрудники, вернувшиеся на свое предприятие, составляют отчет о проделанной работе. Эти отчеты утверждаются руководителем или его заместителями. Для отчета о расходе денег составляются авансовые отчеты, к которым прилагаются имеющиеся документы, подтверждающие расходы.

Командировка считается успешно завершенной при условии полного выполнения служебного задания. В случае его невыполнения (могут возникнуть ситуации, когда задание выполнено частично или выполнить его невозможно), обязательно указываются причины. Часто причины довольно обоснованы, но порой имеет место халатность сотрудников. Руководство организации принимает решение по итогам рассмотрения всех причин, препятствующих получению положительного решения от командируемых работников.